Even wat basics: wat, waarom en vooral wáárom nú?

• Een e‑invoice is geen PDF in een bijlage. Het is gestructureerde data (meestal XML of UBL), automatisch verwerkt door software via het beveiligde Peppol-netwerk
• Vanaf 1 januari 2026 wordt e‑invoicing verplicht voor álle B2B-facturen in België. Stel het niet uit: hoe eerder je start, hoe soepeler de overgang – en ja, je laat concurrenten achter je
• Bonus: investeringen in e‑invoicing software zijn fiscaal aftrekbaar aan 120 % tot 2028

Hoe je je netwerk vlot meeneemt in vijf stappen

Stap 1: Segmenteer je netwerk
Begin bij wie de meeste facturen uitwisselt. Daarna komt de rest. Zo houd je het behapbaar.

Stap 2: Wees glashelder
Wat verandert er? Geef concrete data, voordelen en duidelijke instructies – e-mail, website, facturen, zelfs 1-op-1 via je accountmanagers kan. Maak het je klanten en leveranciers zo eenvoudig mogelijk.

Stap 3: Test it out
Start met een kleine pilootgroep. Zo ontdek je eventuele haperingen voordat je de actie opblaast naar alle contacten.

Stap 4: Zet support klaar
Zet een aanspreekpunt op, of een speciaal e-mailadres voor e‑invoicing vragen. Wie weet meteen waar hij terechtkan bij twijfel of vertraging.

Stap 5: Volg op
Hou bij wie al om is, wie nog niet. Stuur reminders, bied extra hulp. En je blijft in controle.

Voorbeeldmail om te knippen en plakken

Onderwerp: Overstap naar e-invoicing via Peppol – wat je moet weten

Beste [Naam],

Vanaf 1 januari 2026 is e-invoicing via het Peppol-netwerk verplicht voor alle B2B-facturen in België.

Wat verandert er voor jou?
- Wij versturen geen PDF of papieren facturen meer, maar e-invoices.
- Zorg dat je facturatie-software Peppol ondersteunt. Contacteer je leverancier, het is meestal een eenvoudige configuratie.

Jouw gegevens voor e-invoices:
- Peppol-ID: [invullen]
- KBO-nummer: [invullen]
- BTW-nummer: [invullen]

Graag ontvangen wij van jou:
- Het gebruikte facturatie-e-mailadres
- Je Peppol-ID of relevante gegevens om e-invoices naar jou te sturen

Nog vragen? Laat het zeker weten. Wij helpen je graag verder.

Bedankt en vriendelijke groet,
[Naam, Bedrijf, Contactgegevens]

Extra tips voor succes

• Analyseer je huidige processen. Vraag je klanten hoe zij nu factureren en waar de uitdagingen zitten
• Focus op change management. E‑invoicing is een proces, geen product. Betrek ict, finance, compliance, sales.
• Kies de juiste tool. Niet alle software is gelijk. Sommige bieden integratie met Peppol, anderen zijn puur e‑invoice-only. Belangrijk om vooraf te weten.

De toekomst is nu – stappen zetten loont

E-invoicing is niet alleen een compliance-eis. Het is een kans om je werk te automatiseren, je financiën te versnellen en je processen te professionaliseren. Wacht niet tot december 2025 – begin vandaag. Wees klaar, wees slim, en leid je netwerk naar de digitale toekomst.